Dinamicas y Juegos: HELPCO
OBJETIVO
I. Estudiar el proceso de la consultoría sobre desarrollo organizacional (D.O.).
II. Desarrollar las aptitudes para el diagnóstico, la consulta y la observación de D.O.
III. Comparar la eficiencia de dos o más formas de liderazgo en un grupo con equipos competidores.
TIEMPO:
Duración: 180 Minutos
TAMAÑO DEL GRUPO:
25 Participantes
LUGAR:
Aula Normal
Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos
MATERIAL:
Sencillo
I. Papel y lápiz para cada participante.
II. Una tarjeta de 7.5 x 12.5 cm. con una de las caracterizaciones (cada una con una diferente) tomada de la Hoja con la Descripción de las Caracterizaciones, para cada representante del Banco First Town.
III. Hoja con los Antecedentes de la Firma Sistemas Gerenciales para cada miembro de la compañía de arquitectura y para el observador de ese grupo.
IV. Hoja de Instrucciones de la Firma Sistemas Gerenciales para cada miembro del grupo de arquitectura y su observador.
VER ANEXO
MATERIAL:
Sencillo
V. Hoja de Instrucciones del Cliente para cada representante del Banco First Town y su observador.
VI. Hoja de Instrucciones para el Consultor HELPCO para cada uno de los miembros de ese equipo y su observador.
VII. Rotafolio y marcadores. (opcional).
DESARROLLO
I. El instructor habla brevemente sobre la actividad, señalando que se trata de una intervención en el desarrollo de la organización que tiene una firma de Sistemas Gerenciales, su cliente el Banco First Town, y la firma Consultora D.O., Helpco.
II. El instructor escoge tres participantes como consultores de Helpco, otros tres que serán los representantes del Banco First Town, tres más que serán observadores del proceso, los restantes son miembros de la firma de Sistemas y se dividen en un mínimo de dos equipos de diseño; de preferencia con tres participantes, el líder del equipo y dos diseñadores y el Presidente y el Vicepresidente de dicha firma. Si hay más de diecisiete participantes en el grupo, uno se designa como gerente de la firma y los demás se integran a los equipos de diseño.
III. El instructor distribuye papel y lápiz entre cada uno de los participantes. Luego reparte una tarjeta diferente con la Caracterización, una copia de la Hoja con los Antecedentes de la Firma Sistemas Gerenciales del Banco First Town le da una tarjeta con la caracterización (diferente a cada uno) y copia de la Hoja de Instrucciones del Cliente. Reparte entre los miembros del subgrupo consultor una Hoja de Instrucciones del Consultor Helpco. Da diez minutos a los participantes para que estudien ese material.
IV. Durante este tiempo el instructor se reúne con los observadores lejos del grupo. A uno de ellos le asigna la tarea de observar a los participantes de la firma Sistemas Gerenciales y le da una copia de la Hoja con Antecedentes y la de Instrucciones de la Firma Sistemas Gerenciales. A un segundo observador le asigna el subgrupo de los Representantes del Banco y le da la Hoja de Instrucciones para el Consultor de Helpco. Les hace hincapié en que deberán informar sobre el funcionamiento organizacional de los tres subgrupos, la dirección, comunicación dentro de los tres grupos, las dinámicas, el desarrollo de los subgrupos y el proceso de consulta entre ellos. El instructor les indica como planearán su observación y el método que usarán para informar.
V. El instructor indica a los grupos que empiecen la actividad, poniéndose en contacto los representantes del Banco First con el Presidente de la firma Sistemas Gerenciales, describiendo sus objetivos y pidiéndole que diseñen un programa de entrenamiento para que los gerentes resuelvan problemas. (Quince minutos).
VI. Los miembros de Sistemas Gerenciales deciden como se manejará la propuesta y se dan instrucciones a los subgrupos de diseño. (Diez minutos). Durante los pasos V y VI se dan instrucciones a los miembros de Helpco para que observen la interacción entre los miembros de los diversos grupos.
VII. El gerente de cada subgrupo de diseño, formula una propuesta para un programa de entrenamiento, para ayudar a resolver problemas al personal directivo. (Veinte minutos). Mientras los gerentes del subgrupo están conferenciando, los representantes del cliente (Banco) desarrollarán el criterio que usarán para analizar el programa propuesto.
VIII. La firma Sistema Gerenciales decide cual propuesta será presentada al cliente. (Diez minutos).
IX. Si no lo han hecho, en este momento los miembros de Sistemas Gerenciales acuden con el subgrupo Helpco (esto puede hacerse entre los pasos V y VIII y durará veinte minutos).
X. La firma Sistemas Gerenciales presenta su propuesta a los representantes del Banco. Al mimo tiempo los consultores del Helpco revisan lo que aprendieron al trabajar con Sistemas Gerenciales y formulan una estrategia de consulta. (Diez minutos).
XI. Los representantes del Banco se reúnen con los participantes de Sistemas Gerenciales y critican los programas de entrenamiento propuestos (con base en los criterios que establecieron) dando comentarios, sugerencias, etc. y piden una nueva y final propuesta.
XII. El instructor les pide sus informes a los observadores sobre las interacciones de un subgrupo con todo el grupo. En este momento no hay discusión.
XIII. Con ayuda del proceso de consulta de Helpco, Sistemas Gerenciales intenta crear un diseño mejorado, que sea aceptable para el cliente. Los miembros de Helpco tratan de mejorar su estrategia de consulta y ayuda a Sistemas Gerenciales para que sean más funcionales. Durante este tiempo los representantes del Banco nuevamente reaccionan a la propuesta que ya vieron y a los comentarios, reconsiderando los criterios y preparándose para hacer una decisión final.
XIV. Si la firma Sistemas Gerenciales ha tenido éxito al formular la propuesta final, se las presenta a los representantes del Banco, los cuales la discuten entre sí. Aceptan o rechazan la propuesta dependiendo de la evaluación que hagan. Dichos representantes informan a Sistemas Gerenciales su decisión, con una breve explicación de las razones que tuvieron para tomar la decisión. (Diez minutos).
XV. Los observadores informan de lo que vieron nuevamente.
XVI. El instructor lleva a cabo una discusión sobre la retroalimentación de los observadores, de las experiencias personales durante la dramatización y del ejercicio como un todo. Los participantes pueden estar en cuatro grupos separados (los directivos de Sistemas Gerenciales, los miembros de los subgrupos de diseño de la misma firma, los representantes del Banco y el subgrupo de Helpco) para proseguir la discusión y luego informarle a todo el grupo de las conclusiones. (Estas conclusiones se pueden enfocar al desarrollo de la consulta D.O. así como al desarrollo de la consulta, el diagnóstico y las cualidades de observación del D.O.
XVII. El instructor guía un proceso para que el grupo analice, como se pude aplicar lo aprendido en su vida.
HOJA DE TRABAJO
PREPARACIÓN DEL MATERIAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PARTICIPANTES
Cada caracterización con su correspondiente descripción deberá pasarse en una tarjeta de 7.5 x 12.5 cm. , y distribuirse al azar entre los participantes de los grupos. El participante deberá ver su propia tarjeta únicamente y ninguna otra más.
La palabra o frase que está después de la caracterización da una descripción del aspecto sobresaliente del carácter de esa persona, pero deberá explicarse que la persona hace ese papel no está limitada únicamente a ese aspecto, sino que podrá aumentarla a discreción.
HOJA DE ANTECEDENTES DE LA FIRMA
SISTEMAS GERENCIALES
HISTORIA
Su organización fue fundada por su Presidente, un Ingeniero que vio la necesidad de diseñar sistemas gerenciales que se adaptaran a los requerimientos de organización de los negocios y creó su compañía para cubrir estas necesidades. La compañía prosperó y creció hasta llegar a su tamaño actual en poco tiempo: Sin embargo, las condiciones económicas han cambiado, los clientes no pagan, dejando por tanto a la compañía en muy mala situación. Las cosas han estado tan mal que el cuñado del Presidente, que conoce poco de este negocio pero aportó parte del capital inicial, se ha convertido en Vicepresidente para ayudar a salir del problema.
SITUACIÓN ACTUAL
Ahora hay un posible cliente, el Banco First Town, para el diseño de un programa de entrenamiento sobre Resolución de Problemas, para todos los gerentes. Todos los empleados de la compañía están enterados de la situación desesperada en que está la firma y saben que deben satisfacer al cliente potencial para poder continuar.
MISIÓN CORPORATIVA
Se debe determinar lo que quieren los representantes y lo que requieren para presentarles un diseño de propuesta de un programa de entrenamiento que sea aceptable para ellos. Los equipos de diseño trabajarán en forma independiente para desarrollar propuestas, de las que solo una ser presentada al cliente. El Presidente de la compañía ha ofrecido un gran premio al equipo de diseño que tenga la mejor propuesta; condicionando a que la propuesta la acepte el cliente; y se ha dejado saber que el equipo que presente la peor propuesta puede enfrentarse al despido.
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
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GERENTE
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EQUIPOS DE DISEÑÓ
líder del equipo líder del equipo líder del equipo líder del equipo
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DISEÑADORES DISEÑADORES DISEÑADORES DISEÑADORES
HOJA DE INSTRUCCIONES DE LA FIRMA
SISTEMAS GERENCIALES
(Esta hoja deberá ser distribuida entre los miembros de Sistemas Gerenciales y su observador)
Su firma llevará un nombre después del apellido de su Presidente, por ejemplo: Pérez y Asociados, S.A.
Su tarea inicial es decidir:
1. Cómo se hará el trabajo
2. Quién se reunirá con los representantes del cliente (Banco)
3. Quién instruirá a los equipos de diseño sobre lo que deben hacer.
Cualquier miembro de la organización puede ser llamado por los consultores del Helpco. En cualquier momento el Presidente puede llamar a Helpco aunque no hallan sido convocados antes de que se dé una propuesta a los representantes del cliente.
Primero presentarán una propuesta preliminar a los representantes del Banco. Después de que éstos critiquen lo presentado, ustedes darán al cliente la propuesta final, la que debe ser admitida o rechazada.
HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL CLIENTE
(Para distribuirse a los representantes del Banco First Town y su observador)
Usted es representante del Banco First Town. Hay tres miembros en su grupo: el Presidente del Consejo, el Vicepresidente de Desarrollo y un miembro del Consejo Directivo.
Cuando se le indique, su grupo se pondrá en contacto con los miembros de una firma de Sistemas Gerenciales, hábleles sobre las necesidades del Banco de un programa de entrenamiento para que sus gerentes puedan resolver problemas y pedirles que entreguen una propuesta.
Tendrá la oportunidad de revisar dos propuestas proporcionadas por dicha firma. La primera será preliminar, la cual podrá ser criticada haciendo las sugerencias que usted pueda. La segunda será la definitiva y por lo tanto tendrá que aceptarla o rechazarla a nombre del Banco.
Antes de iniciar esta acción, deben llegar a un consenso relacionado con las necesidades de entrenamiento y los objetivos actuales del Banco.
HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL CONSULTOR HELPCO
(Para distribuirse entre los miembros de Helpco y su observador)
Usted es miembro de una compañía consultora de Desarrollo Organizacional. Se le pondrá en contacto con una firma de sistemas gerenciales para ayudarla a diseñar un programa de entrenamiento para que los gerentes resuelvan problemas, que será entregado al cliente del Banco First Town.
No tiene asignadas caracterizaciones, sino que debe actuar con base a lo que crea adecuado para su compañía y su cliente.
El instructor funciona como miembro de su equipo de consultores, no los acompañará cuando se reúnan con los miembros de la firma de Sistemas Gerenciales, pero estará a su disposición para discutir problemas de la consulta con ustedes.
Su tarea inicial es discutir la filosofía sobre la consultoría. Pueden continuar con esta discusión hasta que los llamen los miembros del equipo de Sistemas Gerenciales.
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